״זה דחוף״: איך מסכימים על משימה שאפשר לבצע

לברר מה הדרישה אמורה לאפשר

ב־Getting to Yes, רוג׳ר פישר, ויליאם יורי וברוס פאטון מבחינים בין עמדה לבין האינטרס שמאחוריה. עמדה היא הבקשה המוצהרת; האינטרס הוא הצורך או השיקול שהיא אמורה לשרת. הם מציעים לברר את הצרכים ולפתח אפשרויות לפני שננעלים על פתרון אחד.

מכאן ההצעה המעשית למאמר: כשמגיעה בקשה דחופה, בררו איזו החלטה או פעולה תלויה בתוצר. ״איזו החלטה תצטרכו לקבל בעזרתו?״ היא התחלה טובה. אחריה אפשר לשאול מה חייב להיות מוכן במועד, ומה יכול להגיע בהמשך. הקשיבו לתשובה לפני שמציעים לצמצם. ייתכן שכל ההיקף אכן נחוץ, וייתכן שחלק ממנו אינו דרוש להחלטה הקרובה.

דוגמה בדויה: המצגת למחר בבוקר

מנהלת מבקשת מצגת מלאה לפגישה למחר בבוקר. עובד אומר שנדרשים לו עוד יומיים. זו דוגמה מומצאת, לא מקרה מהעבודה של שחר.

בבירור מתברר שהפגישה נועדה לבחור בין שני כיוונים לפרויקט. המשתתפים צריכים להבין את ההבדלים, את המידע שחסר ואת ההחלטה המבוקשת. העיצוב חשוב, אבל אין צורך להציג מחר את כל תוכנית הביצוע.

העובד בודק מה אפשר להכין בזמן הקיים ומציע עמוד השוואה: שתי האפשרויות, השיקולים המרכזיים והשאלות הפתוחות. את המצגת המלאה יכין אחרי בחירת הכיוון. לפני שמסכימים, המנהלת מוודאת שהפורמט מתאים לפגישה ושאין דרישה חיצונית למצגת מלאה. שניהם בודקים גם מה יקרה למשימה אחרת שכבר הובטחה לאותו בוקר. כך ההסכמה כוללת את המחיר של התעדוף, במקום להסתיר אותו.

להציע שתי אפשרויות אמיתיות

כדאי להגיע עם אפשרויות שאפשר לבצע, ולציין מה כל אחת מחייבת. למשל: עמוד החלטה למחר, אם דוחים באישור משימה אחרת; או מצגת מלאה במועד מאוחר יותר. אם אפשר לצרף אדם נוסף, צריך לבדוק זמינות וגם זמן להעברת המידע, ולא לספור עזרה שעדיין לא אושרה.

השוו את האפשרויות לפי מה שהפגישה דורשת: האם אפשר לקבל בעזרתן את ההחלטה? איזה מידע נשאר חסר? מי עוד מושפע? זו דרך העבודה המוצעת כאן, לא טבלה מתוך הספר.

הימנעו משתי ״אפשרויות״ שרק אחת מהן סבירה. אם הבחירה כבר נקבעה בגלל אילוץ אמיתי, אמרו זאת. שיחה על היקף צריכה לתת תמונה אמינה של האפשרויות, גם כשהמרחב לשינוי קטן.

לסיים במשפט שאפשר לעבוד לפיו

״סגרנו״ עלול להשאיר שתי הבנות שונות. כתבו סיכום קצר: מה יימסר, מתי, מה לא נכלל, ומה צריך לקרות כדי לעמוד בזה.

בדוגמה: ״אם תאושר דחיית המשימה האחרת, אעביר עד 9:00 עמוד השוואה בין שני הכיוונים, כולל מידע חסר ושאלות להחלטה. תוכנית הביצוע והעיצוב המלא יגיעו בהמשך, במועד שנקבע אחרי הפגישה״.

מי שמוסמך לשנות את סדר העדיפויות צריך לאשר את השינוי. אם אדם נוסף מסתמך על המועד הקודם, עדכנו גם אותו לאחר ההסכמה. סיכום כתוב אינו מוסיף שעות ליום, אבל הוא מאפשר לזהות בדיוק למה התחייבתם.

תרגיל של חמש דקות לפני התשובה הבאה

בחרו בקשה אחת שמחכה לתשובה, וכתבו ארבע שורות:

1. מה ביקשו, ומה ידוע על הסיבה למועד?
2. איזו שאלה חסרה כדי להבין מה באמת נחוץ?
3. אילו שתי אפשרויות מעשיות אפשר להציע, ובאילו תנאים?
4. מי צריך לאשר שינוי, ומי יושפע ממנו?

אחר כך נסחו תגובה קצרה שמתחילה בשאלת הבירור, בלי להבטיח עדיין את התוצאה. אם הסיבה כבר ברורה, אפשר לעבור להצעת האפשרויות. חמש הדקות הן מסגרת לתרגול בלבד; הן אינן זמן תקני לפתרון כל בקשה.

כשאין פתרון שמתאים לכולם

לפעמים גם אחרי הבירור, המועד וההיקף נשארים קשיחים ואין מספיק יכולת ביצוע. במקרה כזה צריך להציף את הפער למי שמוסמך להחליט, ולא להבטיח בשקט משהו שלא ניתן למסור.

הדבר לקחת לשיחה הבאה: לפני שאומרים ״כן״ למשימה דחופה, ודאו שאתם מבינים את הצורך, את התוצר ואת השינוי בסדר העדיפויות. אם שלושתם ברורים, אפשר לקבל החלטה שאנשים אחרים יוכלו להסתמך עליה.